Registro Mercantil

Documentos:

Las Personas Naturales pueden hacer mutaciones en cuanto al cambio de nombre comercial, dirección comercial, dirección para notificaciones judiciales, modificación o ampliación de la actividad comercial por documento privado. Las Personas Jurídicas solo pueden hacer mutaciones por documento privado en el cambio de dirección comercial y de notificaciones judiciales siempre y cuando no cambien su domicilio principal.

1. Deben presentar la carta de solicitud firmada por el respectivo comerciante o Representante Legal, ó diligenciar cada uno de los formatos (Solicitud Cambio de Nombre FOR-REP- 17; Solicitud Cambio ó Ampliación de Actividad Comercial FOR-REP-18; Solicitud cambio de Dirección FOR-REP- 19) con nota de presentación Personal ante la Cámara o reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario.
2. Si se trata de una mutación en cuanto al nombre comercial deberá consultarse en el RUE.
3. Evidencia Biométrica o SIPREF.
4. Cancelar los respectivos derechos de inscripción en caja.

Documentos

1. Formato Pre-RUT con la leyenda en trámite para la Cámara con nota de presentación Personal o con reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario o copia del RUT Certificado por la DIAN.
2. (Solamente para transacciones RUE) Formulario Adicional de registro con otras entidades exigidos por cada cámara según el caso.
3. Presentar la cédula de ciudadanía ante el funcionario de Registro que realiza el trámite, para dejar la evidencia Biométrica o SIPREF.
4. Se cobra el concepto de matrícula Persona Natural y Establecimiento de Comercio, ingresando los datos de la Persona y el valor de los activos.

Importante: Verificar que la Persona a matricular no se encuentre ya inscrita en el Registro Único Empresarial y que el nombre del establecimiento no se encuentre ya inscrito en el RUE.

Documentos:

1. Se puede realizar la renovación por internet o de manera presencial.
2. Si debe más de un año, se podrá presentar el formulario de renovación de años anteriores tanto para la matricula mercantil del comerciante como de su establecimiento.
3. Si disminuyen los activos del año inmediatamente anterior deben anexar balance firmado por contador público o revisor Fiscal, declaración de renta o certificación emitida por contador público o revisor fiscal.
4. Cobrar derechos de renovación de matrícula Persona Natural o Jurídica teniendo en cuenta los activos reportados y sobre los activos vinculados al establecimiento. (Cuando la matricula tiene varios establecimientos se debe tener en cuenta el activo de cada uno de los establecimientos, la sumatoria de los activos de los establecimientos de comercio no deben ser superiores a los del propietario Persona Natural o Jurídica.

Documentos:

1. Escritura Pública o documento privado (Sociedades ley 1014/06, EU ley 222/95, SAS LEY 1258/08) con nota de presentación personal ante la Cámara o reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario de los constituyentes.
2. Formulario de matrícula Rue debidamente diligenciado.
3. Cartas de aceptación de cargos a que haya lugar con la indicación del número de identificación del designado.
4. (Solamente para transacciones Rue) Formulario Adicional de registro con otras entidades exigidos por cada cámara según el caso.
5. Formato Pre-RUT con la leyenda en trámite para la Cámara con nota de presentación Personal o con reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario.
6. Copia o constancia del pago del impuesto de registro. Cuando se aporten bienes inmuebles.
7. Presentar la cédula de ciudadanía de los constituyentes ante el funcionario de Registro que realiza el trámite, para dejar evidencia Biométrica o SIPREF.
8. Se cobra el concepto de constitución de sociedades comerciales, por el capital, el impuesto se liquida con cuantía. (Solo se cobra un derecho aun cuando existan nombramientos dentro de la escritura de constitución). Adicionalmente se cobra el concepto de matrícula Persona Jurídica.

Importante: Verificar que la razón social o denominación no se encuentren ya inscritas en el Registro Único Empresarial.

Documentos:

1. Acta de apertura o documento privado.
2. Formulario de matrícula Rues debidamente diligenciado.
3. Certificado de Existencia y Representación Legal del Domicilio Principal.
4. El nombramiento del administrador debe contener la aceptación del cargo o anexar Carta de aceptación, con indicación del número de su documento de identificación y fecha de expedición.
5. Se cobra impuesto de registro.
6. * Se cobra un derecho de inscripción por el concepto de apertura de agencia este genera impuesto de registro, * Se cobra matrícula de acuerdo a los activos relacionados en el formulario y la tarifa corresponderá según el caso si el propietario se encuentra matriculado fuera o dentro de la jurisdicción, * Si se nombra administrador se cobra un derecho de inscripción por el concepto de nombramiento de administrador este genera impuesto de registro

Documentos:

1. Copias auténticas del documento de fundación y estatutos de la sociedad extranjera.
2. Copia auténtica de los documentos que acreditan la existencia de la sociedad extranjera, expedidos en el país de origen por el organismo con el correspondiente certificado de “Apostilla”, o autenticados ante los funcionarios competentes para ello en el respectivo país.
3. Copia auténtica del documento o resolución proferido por la sociedad extranjera, en la cual se acordó el establecimiento de una sucursal en Colombia, el cual debe contener: Nombre de la sucursal; Antes de asignar el nombre verifique que no haya sido registrado anteriormente o que exista uno similar. (Ver consulta de nombre).
4. Evidencia biométrica o SIPREF.
5. Cancelar en caja los derechos de inscripción por el documento.Los negocios que se proponga desarrollar, indicando claramente las actividades;

• El monto del capital asignado a la sucursal y el originado en otras fuentes, si las hubiere;
• El lugar escogido como domicilio de la sucursal;
• La duración de los negocios en el país y causales de terminación de los mismos;
• Las facultades de los representantes legales o apoderados, o mandatarios y se entenderán facultados para realizar todos los actos comprendidos en el objeto social, y tendrán la personería judicial y extrajudicial de la sociedad para todos los efectos legales;
• La designación del revisor fiscal, quien será Persona Natural con residencia permanente en Colombia.
• La designación de los representantes legales o apoderados o mandatarios. Debe indicarse el nombre, apellidos e identificación, fechas de expedición de los representantes legales, revisores fiscales, según el caso. Ej. Si el cargo creado es gerente debe nombrarse gerente. Cuando las Personas designadas no suscriben la escritura pública o el documento privado debe anexarse una carta donde se indique el cargo aceptado, el número de identificación, fecha de expedición y país de origen si es pasaporte.
• Si los documentos antes relacionados fueron extendidos en idioma distinto al castellano, deben protocolizarse la correspondiente traducción al español por un intérprete autorizado por el Ministerio de relaciones Exteriores. Así mismo, cada documento deben venir con el correspondiente certificado de “Apostilla”.

Documentos:

1. Solicitar formato FOR-REP- 25 en el módulo de información CAE o Realizar una solicitud escrita por el Representante Legal, Revisor Fiscal o Comerciante interesado, en ella deberá incluir:
2. Nombre del propietario de los libros
3. Nombre de los libros
   Código de los libros
   Número total de hojas, indicando el número de la página inicial y la final
4. NIT del comerciante
5. Número de hojas útiles de que está compuesto cada libro, debidamente foliados con numeración consecutiva, cuando se trate de registro de hojas desprendibles de un libro determinado, igual debe foliarse indicando el número o cantidad de estas.
6. Cada libro debe contener:
   * Cuando son libros empastados, deben traer un rotulo en la parte superior, indicando el
   nombre o razón social, número del NIT, nombre del libro y numeración consecutiva.
   * Cuando son hojas continuas, estas deben traer en la parte superior de cada libro, nombre o razón social, NIT, nombre del libro, código del libro y numeración consecutiva.
   * Cuando los libros son registrados por segunda vez o consecutivos debe indicarse, porque se
   están registrando nuevamente.
7. Cancelar derechos de inscripción en caja.

Importante: En caso de pérdida de los libros con hojas en blanco, debe adjuntarse la respectiva denuncia.

Documentos:

1. Presentar documento privado.
2. Verificación en el SIPREF
3. Cancelar los derechos de inscripción en caja se cobra un derecho de inscripción por concepto de reforma cobrando el impuesto de registro con o sin cuantía de acuerdo al tipo de reforma.

Documentos:

1. Dirigirse al módulo de caja, especificando la información que necesitan que se certifique.
2. Cancelar en caja el respectivo valor

Pasos para realizar la inscripción

• Ingrese Aquí y continúe los siguientes pasos.
• Realice su registro y posteriormente acceda como Usuario Registrado
• Seleccione el icono de Inscripción Actos y Documentos
• Diligencie sus Datos
• Seleccione en la transacción LIBROS DE COMERCIO
• Seleccione una opción de la lista de acuerdo a su necesidad
• Diligencie los datos o busque sus archivos de acuerdo a su necesidad.
  Opción Continuar
• El sistema mostrará información general del trámite (Conserve se número de recuperación)
• Se muestra los componentes del trámite (Transacciones) y se da la opción si así lo desea el cliente de adicionar más libros electrónicos a abrir.
• Revise la liquidación
• Indique la información del representante legal. Esta información es de suma importancia dado que es quien firmará la solicitud en forma electrónica.
• Continúe con el proceso y anexe los soportes que el sistema le indica.
  Anexe tantos soportes como estime conveniente. El sistema le permitirá adicionar más
• anexos, revisar los cargados o eliminar los que no requiera. Recuerde que, salvo se indique lo contrario, tanto la solicitud de apertura del libro electrónico, como la certificación del revisor fiscal donde se aclara la anulación de las hojas en blanco del libro físico, deberán venir firmadas digitalmente (con una firma digital expedida por una entidad de certificación abierta debidamente autorizada en el territorio Colombiano), la primera por el Representante legal y la segunda por el Revisor Fiscal.
• El sistema habilitará los medios permitidos para que el trámite pueda continuar. SI usted desea asesoría por parte de la CC, podrá solicitarla
• También podrá seleccionar la forma de pago. Si el trámite lo desea pagar y presentar en forma virtual, deberá primero firmarlo electrónicamente.
• Si desea pagar electrónicamente, el sistema lo llevará a la plataforma de pago electrónico que tenga activada la Cámara de Comercio.
• Al terminar el proceso de pago electrónico, el sistema radicará el trámite y le mostrará los soportes correspondientes. Igualmente, estos serán enviados a su correo electrónico.
• Finalmente, el trámite ha quedado radicado, el proceso de estudio dará inicio en la Cámara de Comercio. Igualmente, a su correo le llegarán los soportes pertinentes.

Documentos:

1. Carta o formato dirigida a la Cámara de Comercio o diligenciar el formato FOR-REP- 20 / FOR-REP-23, solicitando la cancelación de la matrícula de la Persona Natural y/o establecimiento de comercio y realizar la presentación Personal, en caso que el propietario no pueda hacer presentación Personal deberá adjuntar un poder autenticado en notaria.
2. Presentar la cédula de ciudadanía ante el funcionario de Registro que realiza el trámite, para dejar evidencia Biométrica o SIPREF.
3. Se cobra el concepto de cancelación de matrícula Persona Natural y/o Establecimiento de comercio según corresponda.

Importante: La matrícula mercantil debe encontrarse renovada al año vigente, a menos de que se encuentre en el primer trimestre del año caso en el cual debe estar renovada al año inmediatamente anterior, libre de embargo y medidas cautelares.

Documentos:

1. Verificación a nivel nacional de la cancelación por traslado de domicilio en el sistema
2. Comprar y diligenciar el formulario de matrícula RUE.
   Certificado de Existencia en el cual conste la inscripción del cambio de domicilio.
3. Fotocopia del RUT
4. Evidencia Biométrica o SIPREF

Documentos:

1. Acta de apertura o documento privado
2. Formulario de matrícula Rue debidamente diligenciado.
3. Certificado de Existencia y Representación Legal del Domicilio Principal.
4. Copia autentica o autenticada de la escritura pública de constitución o documento privado.
5. Copia autentica o autenticada de las escrituras públicas ó documentos privados ó actas de las reformas de la sociedad.
6. Copia o constancia del pago del impuesto de registro para el documento de constitución, de cada una de las reformas y de la apertura de la sucursal.
7. Acta o documento privado de nombramiento de representante legal de la sucursal con nota de presentación Personal ante la Cámara o reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario
8. Carta de aceptación del gerente de la sucursal, con indicación del número de su documento de identificación.
9. *Se cobra un derecho de inscripción por el concepto de apertura de sucursal este genera impuesto de registro. * Se cobra matrícula de acuerdo a los activos relacionados en el formulario y la tarifa corresponderá según el caso si el propietario se encuentra matriculado fuera o dentro de la jurisdicción. * Cobrar un derecho de inscripción por concepto de nombramiento de administrador este genera impuesto de registro sin cuantía. * Se cobra un derecho de inscripción por el documento de constitución y por cada una de las reformas y se debe acreditar el pago del impuesto de registro..

Importante: En caso que adjunto al documento de apertura se presente para inscripción un poder (sujeto a registro), debe liquidarse un derecho de inscripción y acreditar el pago del impuesto de registro sin cuantía.

Para sucursales de sociedades extranjeras:

• Escritura o documento privado (estatutos)
• Carta de aceptación del gerente de la sucursal
• Cadena de autenticaciones (apostille, consulado, etc.)
• Acta de la sociedad extranjera donde se apruebe la apertura de la sucursal
  Estatutos de la sociedad matriz
• Para sociedades extranjeras solo se requiere la escritura pública.

Documentos:

Por lo general se inscriben embargos y desembargos que afecten los siguientes bienes sujetos a registro mercantil: Establecimientos de comercio, cuotas sociales, derechos o partes de interés en una sociedad, el interés social del socio gestor en una sociedad en comandita.

1. Radicar el original o copia autentica del oficio que decretó el embargo o desembargo.
2. El oficio debe ser dirigido a la Cámara de Comercio y debe contener la siguiente información: Los datos de los demandantes y demandados (nombres, apellidos o razón social completa), si es posible, número de matrícula y demás datos necesarios para identificación plena de la sociedad afectada o establecimiento de comercio.
3. Ingresar el oficio por caja (La inscripción de órdenes judiciales o administrativas no genera cobro alguno).

Documentos:

1. En información se le entregara una guía de contrato de compraventa FOR-REP- 22, el contrato debe venir con reconocimiento ante juez o notario y con firmas auténticas de vendedor y de comprador.
2. Sí la Persona que vende desea cancelar su matrícula mercantil como Persona Natural, debe diligenciar el formato FOR-REP- 20 o traer una carta solicitando la cancelación de la matrícula de la Persona Natural.
3. Formulario de matrícula del comprador en caso que éste no se encuentre inscrito en el Registro Único Empresarial.
4. Formato Pre-RUT debidamente diligenciado en caso que el comprador se esté matriculando o no tenga NIT, o copia del certificado del RUT.
5. * Se cobra un derecho de inscripción por el concepto de cambios de propiedad (con los datos del contrato, impuesto con cuantía, se carga a la matricula del establecimiento). * Se cobra un derecho de inscripción por el concepto cancelación de matrícula mercantil para el vendedor, si es el caso. * Se cobran los derechos de matrícula del comprador si corresponde.

Importante: * Verificar que el comprador no esté inscrito en el Registro Único Empresarial. * Cuando el vendedor esté cancelando su matrícula, debe encontrarse renovada al año vigente, a menos de que se encuentre en el primer trimestre del año caso en el cual debe estar renovada al año inmediatamente anterior.* En caso de presentarse una sucesión con compraventa, deberá adjuntarse la copia auténtica de la escritura pública de sucesión en la cual se adjudica dicho establecimiento, en este caso se deberá cobrar adicionalmente un derecho de inscripción por la adjudicación. * En caso de ser inferiores los activos vinculados al establecimiento se deberá adjuntar el balance firmado por contador.

Documentos:

Solicitar formato FOR-REP- 25 en el módulo de información CAE o Realizar una solicitud escrita por el Representante Legal, Revisor Fiscal o Comerciante interesado, en ella deberá incluir:

1. Copia auténtica de la escritura pública acta ó documento privado. (Sociedades ley 1014/2006 y EU ley 222/95, SAS LEY 1258/08).
2. Evidencia Biométrica o SIPREF
3. Cancelar los derechos de inscripción en caja se cobra un derecho de inscripción por concepto de reforma cobrando el impuesto de registro con o sin cuantía de acuerdo al tipo de reforma.
4. Las sociedades sometidas al control de la Superintendencia de sociedades y las que estén en proceso de reestructuración empresarial deben traer la debida autorización.

Documentos:

1. A fin de cada ejercicio y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros.
2. Presentar los estados financieros debidamente certificados por el Revisor Fiscal y el Representante Legal de la sociedad, junto con sus notas y el dictamen correspondiente de acuerdo a la normatividad vigente.
3. Lo estados financieros se deben depositar en la Cámara de Comercio dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados.
4. Cancelar en caja los respectivos derechos por concepto del depósito de estados financieros.
5. Cuando los estados financieros se depositen en la Superintendencia de Sociedades, no tendrán que ser depositados en las cámaras de comercio. La Superintendencia de Sociedades asegurará los mecanismos necesarios para garantizar el acceso a la información que no tenga carácter reservado. La Cámara de Comercio deberá conservar, por cualquier medio, los documentos mencionados en este artículo por el término de cinco años”. (Art. 150 Decreto 19 de 2012.)

Documentos:

Se deben inscribir en la Cámara de Comercio los nombramientos correspondientes a: Representantes Legales (Presidente, gerente, suplentes, subgerentes, liquidadores, etc. Revisores fiscales y sus suplentes).

1. Presentar copia del acta o copia autentica en la cual el órgano social competente realizó la designación, el acta debe traer los requisitos de acuerdo a la normatividad vigente.
2. El acta debe venir con la aceptación de los cargos de las Personas que fueron elegidas o cartas de aceptación con la indicación del número de identificación del (s) designado (s) y fecha de expedición de cedula de ciudanía.
3. El acta debe venir firmada por presidente y secretario de la reunión.
4. Evidencia Biométrica o SIPREF.
5. Cancelar los derechos de inscripción en caja se cobra un derecho de inscripción por concepto de cada nombramiento cobrando el impuesto de registro

Documentos:

Una sociedad podrá disolverse entre otras por las siguientes causales: – Por vencimiento del término de duración de la sociedad. Por decisión de los socios, antes de vencerse el término de duración.

1. Cuando es por vencimiento del término de duración, la disolución de la sociedad rige entre los asociados y respecto de terceros a partir de la fecha de expiración del término de su vigencia, no se requiere escritura pública y la cámara certificará que la sociedad se halla disuelta y en estado de liquidación. Pero si deben allegar el acta de nombramiento de liquidador.
2. Cuando es por decisión de los socios, antes de vencerse el termino de duración se debe elevar a escritura pública el acta de la junta de socios en la que se toma la decisión de disolver la sociedad y se designa la Persona que actuará como liquidador o acta en caso de haberse constituido por documento privado (Ley 1014/2006), la cual debe ser presentada por presidente y secretario de la reunión.
3. Copia auténtica de la escritura pública con destino a la Cámara de Comercio o acta o documento privado (Sociedades ley 1014/06 y EU ley 222/95, SAS LEY 1258/08),
4. Carta de aceptación del liquidador en caso de ser nombrado, con indicación del número de su documento de identificación.
5. Evidencia Biométrica o SIPREF.
6. Cancelar los derechos de inscripción en caja * se cobra un derecho de inscripción por el concepto de disolución este genera impuesto de registro sin cuantía. * Si en el documento se nombra el liquidador, se cobra dicho nombramiento con su respectivo impuesto sin cuantía.

Documentos:

1. Una empresa uniPersonal podrá disolverse y liquidarse entre otras por las siguientes causales: – Por decisión del empresario antes de vencerse el término de duración, por disminución del capital en un 50%
2. Presentar un acta de disolución y liquidación por el empresario o representante legal, donde conste el motivo por el cual se realiza la disolución y liquidación y el remanente de la empresa; o diligenciar el formato Disolución y liquidación Empresas FOR-REP- 26
3. Traer una carta firmada con nota de presentación Personal ante la Cámara. Por el representante legal o empresario solicitando la cancelación de la matrícula de la empresa y del establecimiento de comercio si lo tiene, o diligenciar el formato Cancelación de Persona Jurídica FOR-REP- 24.
4. Para poder liquidar y cancelar la empresa, debe estar al día con el último año de renovación y libre de prendas y embargos
5. Evidencia Biométrica o SIPREF.
6. Cancelar en caja los derechos de inscripción, * Se cobra un derecho de inscripción por el concepto de liquidación. El impuesto de registro se liquida con cuantía cuando hay remanente y si es en cero se liquida sin cuantía.* Se cobra el concepto de cancelación Persona Jurídica.

Importante: * Verificar si la Persona Jurídica es propietaria de establecimiento de comercio, para lo cual se debe solicitar la carta de cancelación de la matrícula del establecimiento y se cobra el concepto cancelación de establecimiento.