Matrícula Mercantil

Es una institución de orden legal que por disposición del Gobierno Nacional llevan las Cámaras de Comercio; pero es la Superintendencia de Industria y Comercio quien determina los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y de las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de la institución.

 Llevar:

• La matricula mercantil de los comerciantes, personas naturales, personas jurídicas y sus establecimientos de comercio.
• La inscripción de actas, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige la formalidad del registro.

Dar fe pública de la condición de comerciante de los matriculados, de sus establecimientos de comercio y de los actos y documentos inscritos. Es el medio legal de publicidad que permite al público o a los terceros informarse de la totalidad de los actos y transacciones comerciales inscritos en el registro mercantil.

• Es el registro que por disposición legal deben efectuar todas las personas naturales y jurídicas que ejercen profesionalmente el comercio y sus establecimientos de comercio.

• Hace pública la calidad de comerciante.
• Protege el nombre comercial.
• Hace visible al comerciante frente a potenciales clientes que consultan los registros.
• La inclusión en la base de datos de la Cámara de Comercio.

• Personas naturales o jurídicas (sociedades, empresas unipersonales y empresas asociativas de trabajo) que ejerzan profesionalmente el comercio.
• Los establecimientos de comercio.
• Las sucursales de sociedades extranjeras.

• Persona natural comerciante es aquella que ejerce esta actividad de manera habitual y profesional a título personal. Asume a título personal todos los derechos y obligaciones de la actividad comercial que ejerce. Documentos necesarios para registrarse como persona natural.

  • Original del documento de identidad.
  • Formulario del Registro Único Tributario (RUT).
  • Formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES)

• En la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio de la persona interesada o del establecimiento de comercio respectivo. La Camara de Comercio de Facatativa tiene jurisdicción en 37 municipios de Cundinamarca.

• Para obtener los beneficios que de ésta se derivan y no incurrir en sanciones legales, la matrícula debe renovarse todos los años en los meses de enero, febrero y marzo sin importar la fecha en que se haya efectuado.

• Con la muerte del comerciante, lo cual se deberá acreditar ante la Cámara de Comercio con la copia auténtica del certificado de defunción, o, por solicitud expresa del mismo, previa cancelación de los derechos correspondientes a los años no renovados.

• Se entiende por Establecimiento de Comercio un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona natural o jurídica podrá tener varios establecimientos de comercio, estos podrán pertenecer a uno o varios propietarios y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales.

  Documentos necesarios para registrarse como establecimiento de comercio

  • Estar previamente inscrito como persona natural
  • Original del documento de identidad.
  • Formulario del Registro Único Tributario (RUT).
  • Formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES)

• Cesa cuando se inscriba en el registro, el acta contentiva de la cuenta final de liquidación. Si se han renovado los años anteriores se cancelará la matrícula. 

• Cuando el mismo se hubiera cerrado, mediante solicitud expresa del respectivo titular del establecimiento, previa cancelación de los derechos de matrícula de los años no renovados.

• Aquellos para los cuales la ley, exija dicha formalidad.  Los más importantes son:

  • La escritura pública o el documento privado mediante el cual se celebren, modifiquen, o revoquen capitulaciones matrimoniales, cuando el marido o la mujer o alguno de ellos sea comerciantes.
  • El documento en virtud del cual se liquide la sociedad conyugal, cuando el marido o la mujer fueren comerciantes.
  • La providencia por la cual se declara, decrete, suspenda o revoque la inhabilidad o incapacidad para ejercer el comercio.
  • El acta o diligencia de posesión o certificado expedido por el funcionario ante quien el comerciante tome posesión del cargo que lo inhabilite para ejercer el comercio.
  • Respecto del concordato: a) providencia de apertura  b) providencia de aprobación del acuerdo  c) la providencia que declare cumplido el acuerdo concordatario d)  Providencia que remueva administradores o revisor fiscal.
  • Respecto de la liquidación obligatoria: a) La providencia de apertura del trámite de liquidación obligatoria, así como aquella contentiva del nombramiento del liquidador  b)  La providencia que declare terminada la liquidación obligatoria  c)  Providencia que remueva administradores o revisor fiscal.
  • Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de los bienes o negocios del comerciante.
  • Respecto de los establecimientos de comercio: a) Apertura y cierre de sucursales y agencias  b) Actos que afecten o modifiquen la propiedad de los establecimiento de comercio así como su administración.
  • Respecto de las sucursales de sociedades extranjeras: a) Acto en virtud del cual se protocolicen los documentos necesarios para que una sociedad extranjera pueda emprender negocios en Colombia y sus modificaciones  b) Acto de designación o remoción de revisores fiscales o representantes legales de la sucursal.
  • Oficios y providencias que comuniquen o cancelen embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta a registro mercantil.
  • Escrituras de constitución, reformas, y disolución de sociedades mercantiles y civiles.
  • Constitución y reformas de empresas asociativas de trabajo así como su liquidación.
  • Constitución y reformas de empresas unipersonales así como su liquidación.
  • Acuerdo en que conste la designación, remoción o revocación de los administradores o revisores fiscales.
  • Certificación del revisor fiscal sobre capital suscrito y pagado en las sociedades por acciones.
  • Documento privado mediante el cual se haga constar la situación de control, o sus modificaciones.
  • El contrato de compraventa comercial con reserva de dominio.
  • La constitución, modificación o cancelación del contrato de prenda sin tenencia.
  • El contrato de agencia comercial.
  • Respecto de los acuerdos de reestructuración: a) El aviso que informe sobre la promoción del acuerdo  b) El aviso que informe sobre la convocatoria a la reunión de determinación de votos y acreencias  c)  La convocatoria a reunión para la reforma del acuerdo de reestructuración  d) La noticia de celebración del acuerdo  e) La constancia de terminación del acuerdo.

• La inscripción de los actos y negocios jurídicos para los cuales la ley exige tal formalidad, tiene, por regla general, efectos declarativos, es decir, que sólo producen efectos respecto de terceros una vez se encuentren inscritos, pero producen efectos entre las partes desde que son celebrados.

  Excepcionalmente, la ley le da al registro efectos constitutivos, es decir, que el acto nace y produce efectos para todos sólo cuando haya sido inscrito, por ejemplo, en la designación de representantes legales y revisores fiscales.

• En cualquier tiempo, pero los efectos que otorga la ley al registro no se producirán sino hasta la fecha de inscripción respectiva. Debe tenerse en cuenta que después de dos meses de haberse producido el documento si fue suscrito en Colombia, o tres meses si fue suscrito en el exterior, vencido este término la solicitud de inscripción causará intereses de mora por el pago del Impuesto de Registro a favor del Departamento.

• Con la presentación del documento correspondiente en cualquiera de las sedes, el pago de los derechos de ley y del impuesto de registro en la Cámara de Comercio. Todo documento sujeto a registro, no auténtico por su misma naturaleza ni reconocido por las partes ante notario público, deberá ser presentado personalmente en la Cámara de Comercio.

• La Cámara de Comercio sólo puede abstenerse cuando la misma ley se lo permita, como en el caso de la homonimia, o cuando el acto que se pretenda inscribir sea inexistente o ineficaz, esto es, que carezca de alguno de sus elementos esenciales o que no produzca efectos por disposición de la misma ley.

• Ante los actos que ponen fin a las actuaciones administrativas, son procedentes los recursos de la vía gubernativa, esto es, reposición ante quien profirió el acto y apelación ante la Superintendencia de Industria y Comercio.  Igualmente, es procedente el recurso de queja cuando se rechaza el de apelación.

• Este Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de libranza o Descuento Directo consiste en la anotación electrónica que realiza la cámara de comercio de manera virtual, con el fin de darle publicidad a los operadores de libranza o descuento directo que cumplan con los requisitos establecidos en la ley, en las demás normas reglamentarias y complementarias, así como también a las entidades operadoras a las que se les haya asignado el código de reconocimiento a nivel nacional.

• En cumplimiento de lo Establecido en el artículo 143 de la ley 1753 de 2015, las Cámaras de Comercio administraran el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo.

• 1. Diligenciar totalmente los campos del formulario electrónico, dispuesto para tal efecto.
  2. Adjuntar los documentos soporte exigidos por la normatividad vigente.
  3. Acreditar el pago por el servicio de Registro

La información mínima obligatoria que se deberá diligenciar es:

1. Nombre o Razón Social
2. NIT
3. Domicilio Principal
4. Dirección
5. Teléfono
6. Dirección de Notificación
7. Correo Electrónico
8. Nombre del Representante Legal, tipo y número de identificación
9. Entidad que ejerce vigilancia o control sobre el operador

Para el caso de los patrimonios autónomos, con los datos de la persona jurídica de la Entidad administradora del mismo y la certificación de existencia del patrimonio autónomo expedido por dicha entidad administradora, en donde se identifique el contrato de fiducia mercantil, numero de contrato, nombre del patrimonio autónomo y el NIT.

A cada entidad operadora de libranza o de descuento directo que cumpla con todos los requisitos, se le asignará un código único de reconocimiento a nivel nacional, el cual contendrá como parte principal el número de identificación tributaria – NIT. Este número podrá ser consultado en cualquier momento a través de internet ingresando por la página www.rues.org.co seleccionando el botón del Registro de Operadores de Labranza y posteriormente la opción de CONSULTA.

1. La entidad operadora de libranzas o descuento directo interesada deberá, por intermedio de su representante legal o en el caso de los patrimonios autónomos del representante legal de la sociedad fiduciaria, diligenciar el formulario único electrónico de inscripción inicial a través de la página web del RUES.

2. Las Cámaras de Comercio tendrán un término de quince (15) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud, para revisar el formulario electrónico y los documentos soportes requeridos para la anotación electrónica de inscripción.

3. En caso de presentarse errores o inexactitudes susceptibles de ser subsanadas, las Cámaras de Comercio informarán de tal situación al solicitante vía correo electrónico, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud. El solicitante tendrá hasta un (1) mes contado a partir del requerimiento de las Cámaras de Comercio para completar o hacer los ajustes que correspondan a la solicitud.

4. En el evento en que el solicitante no subsane la solicitud dentro del término señalado se entenderá que ha desistido del trámite.

5. Si la solicitud se ajusta a los requerimientos exigidos, las Cámaras de Comercio, procederán a la asignación del código único de reconocimiento a nivel nacional al que se refiere el inciso segundo del artículo 14 de la Ley 1527 de 2012, y lo publicarán en la página web del Registro Único Empresarial y Social – RUES, al mismo tiempo que informa al operador de esta situación a través de correo electrónico.

El Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo, tendrá una vigencia anual y deberá renovarse dentro del período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de marzo de cada año, sin importar cuál hubiere sido la fecha de la inscripción inicial o renovación por parte del operador de libranzas o descuento directo.

Si el interesado no solicita la renovación del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo dentro del término establecido, este se cancelará automáticamente y cesarán sus efectos.

Para realizar la renovación el Operador debe ingresar a través de internet ingresando por la página www.rues.org.co seleccionando el botón del Registro de Operadores de Labranza y posteriormente la opción RENOVAR. Si no conoce el número del Registro solicitado en dicha opción, podrá previamente utilizar la opción de CONSULTA.

La Cámara de Comercio, se abstendrá de realizar la inscripción o renovación, en los siguientes eventos:

1. Cuando existan diferencias o inconsistencias entre la información consignada en el formulario y la documentación de soporte establecida en este capítulo.

2. Cuando no se adjunten los documentos digitales necesarios; cuando se presenten sin las formalidades requeridas; cuando los datos contenidos en el formulario presentado por el operador no coincidan con los contenidos en el registro mercantil o cuando los documentos no contengan los datos e información que se exige para cada uno de ellos.

3. Cuando la duración del operador se encuentre vencida o la entidad se encuentre en período liquidatorio, de conformidad con el certificado de existencia y representación legal.

4. Cuando no se ha cumplido con la obligación de renovación de la matrícula mercantil o del registro correspondiente.

5. Cuando se haya suspendido o perdido la personería jurídica del operador de libranza o descuento directo.

6. Cuando se encuentre que no cumple con los requisitos establecidos en el literal c) del artículo 2 de la Ley 1527 de 2012.

La Cámara de Comercio informará a la entidad operadora de libranza o descuento directo, de manera virtual, las razones de la abstención; una vez el operador realice las correcciones del caso, podrá presentar nuevamente los documentos para proseguir con el trámite correspondiente.

Son causales para la cancelación del código único de reconocimiento otorgado para descuentos por nómina a través de libranza las siguientes:

1. Suspensión o pérdida de la personería jurídica del operador de libranza o descuento directo.

2. Disolución, fusión, escisión o liquidación de la empresa, entidad, asociación o cooperativa que actúa como operador de libranza o descuento directo y ésta sea la entidad disuelta, absorbida, escindida o liquidada.

3. No adjuntar los documentos soportes actualizados para la renovación del registro, dentro del plazo establecido.

4. Por solicitud escrita allegada de manera virtual por el representante legal del operador de libranza o descuento directo.

5. Por orden judicial o de la autoridad de vigilancia, supervisión y control correspondiente.

6. Cuando con posterioridad a la inscripción, se encuentre que la autoridad judicial ha declarado la falsedad de alguno de los documentos soporte del registro.

7. En el caso de los patrimonios autónomos, por acaecimiento de una de las causales establecidas en el artículo 1240 del Código de Comercio.

8. Para el caso de los patrimonios autónomos, se hará por solicitud del representante legal de la entidad administradora.

El registro se puede consultar a través de internet ingresando por la página www.rues.org.co seleccionando el botón del Registro de Operadores de Labranza y posteriormente la opción de CONSULTA. Los criterios de búsqueda son:

• Razón social
• Nit
• Número del Registro

En virtud a la resolución expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Públicos, la tarifa que debe sufragarse en favor de la Cámara de Comercio, por concepto del Registro Único Nacional de Operadores de Libranza, es la siguiente:

• Para nuevos registros y su renovación: $36.000 (5.24 % del salario mínimo mensual vigente).
• Para mutaciones: $9.700 (1.40% del salario mínimo mensual vigente).

Importante: Los operadores de libranza o descuento directo obligados a renovar su inscripción, podrán hacerlo sin costo alguno hasta el 31 de diciembre de 2015, de acuerdo con la información que transfiera el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a las Cámaras de Comercio.

Inicialmente el valor correspondiente a inscripción y mutaciones deberá ser cancelado directamente en la sedes de la Cámara de Comercio de su jurisdicción y adjuntar el comprobante de pago a la solicitud del trámite en la página web del registro.