Registro Único de Proponentes

¿Qué es?

El Registro Único de Proponentes (RUP), es un registro de creación legal que llevan las Cámaras de Comercio de todo el país. En este deben inscribirse las Personas Naturales o Jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales para la ejecución de obras, suministro de bienes o prestación de servicios, salvo las excepciones señaladas en la Ley. En este registro consta la información relacionada a la experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad de organización y clasificación de proponente.

Presente su renovación hasta el quinto día hábil del mes de abril, para que su inscripción en este registro se encuentre activa al momento de presentarse en una licitación. Los proponentes que deseen modificar la información contenida en el Registro Único de Proponentes (RUP) deberán hacerlo mediante el acto de Actualización.

¿Qué es?

El Registro Único de Proponentes (RUP), es un registro de creación legal que llevan las Cámaras de Comercio de todo el país. En este deben inscribirse las Personas Naturales o Jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales para la ejecución de obras, suministro de bienes o prestación de servicios, salvo las excepciones señaladas en la Ley. En este registro consta la información relacionada a la experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad de organización y clasificación de proponente.

Presente su renovación hasta el quinto día hábil del mes de abril, para que su inscripción en este registro se encuentre activa al momento de presentarse en una licitación. Los proponentes que deseen modificar la información contenida en el Registro Único de Proponentes (RUP) deberán hacerlo mediante el acto de Actualización.

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Tenga en cuenta la siguiente información para presentar ante Cámara de Comercio.

  • RUT actualizado.
  • Documento identidad del representante legal.
  • Declaración del tamaño de la empresa (lo genera el sistema).
  • Copia del documento de identidad y tarjeta profesional del contador.
  • Copia de la junta central de contadores vigente menor a 2 meses.
  • Declaración de aportes al sistema de seguridad social (lo genera el sistema).
  • Generar alguna de las dos opciones de la certificación si forman o no forman parte de situación de control o de grupo empresarial.
  • Informes financieros para: Personas Naturales obligadas y no obligadas a llevar contabilidad deben anexar balance general, estado de resultados con sus respectivas notas. Personas Jurídicas de microempresas, pequeñas y medianas empresas anexan balances y estados de resultados comparativos con sus respectivas notas. A corte de 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al año que se está solicitando la inscripción.
  • Se adjunta la certificación firmada por el representante legal donde conste la situación de control o la inexistencia de la misma y en caso de existir, la relación completa de los integrantes de dicha situación o del grupo empresarial, incluyendo nombre, identificación, domicilio y tipo de relación.
  • Certificación de homologación de cuentas se debe adjuntar para personas naturales y jurídicas el cual lo genera el sistema.
  • Certificación de cuentas principales se debe diligenciar en las cuentas correspondientes a los balances presentados, el formato lo genera el sistema.
  • Gran empresa deben anexar los cinco estados financieros en forma comparativa.
  • Informes presentados a SuperSociedades se deben adjuntar al formulario si la sociedad es vigilada y/o controlada.
  • Para las sociedades vigiladas o controladas por la SuperSociedades deberán anexar:
    a) Documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad, cumple con lo dispuesto en el artículo 37 de la ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal
    b) El informe de gestión que los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la ley 222 de 1995, deberá contener adicionalmente el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor (no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras)
    c) El dictamen del revisor fiscal
    d) Las notas a los estados financieros para las sociedades inspeccionadas por la SuperSociedades deberán anexar:
    – Documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad, cumple con lo dispuesto en el artículo 37 de la ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal
    – Las notas a los estados financieros.
  • Las certificaciones o copias de los contratos para acreditar la experiencia se debe tener en cuenta que ya este ejecutada y finalizada.
  • Para la conversión a salarios mínimos tenga en cuenta. SMLV= (Valor total del contrato)/(Valor del salario del año de terminación)
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Preguntas Frecuentes

QUIENES DEBEN INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES?

De acuerdo con la  Ley 1150 de 2007  todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la cámara de comercio con jurisdicción en su domicilio principal. 

EXISTE LÍMITE DE CONTRATOS A REPORTAR POR EL PROPONENTE CON ENTIDADES PÚBLICAS O PRIVADAS?

No existe límite en el número de contratos a reportar. Sin embargo, solo pueden ser reportados los contratos que hayan sido ejecutados.

COMO PUEDO ACREDITAR LA EXPERIENCIA ANTE EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES?

Se acreditará la experiencia en la provisión de bienes, obras y servicios con base en los contratos ejecutados directamente celebrados por el proponente, o a través de consorcios, uniones temporales y sociedades, en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación, en este último caso es necesario aportar el documento que acredite la existencia y sus integrantes. Podrá presentar cualquiera de los siguientes documentos:

  1. Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio en donde conste:

Que el contrato se encuentra ejecutado.

  • Identificación de las partes.
  • Valor del contrato expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) a la fecha de terminación.
  • Bienes, obras o servicios a los cuales corresponde la experiencia.
  • Códigos de clasificación que identifican los bienes, obras o servicios.
  • Fecha de terminación del contrato.
  1. Solo si el proponente no puede obtener la certificación mencionada en el literal anterior podrá aportar la copia del contrato ejecutado en el que conste la información antes señalada, junto con la declaración escrita suscrita por el representante legal del proponente o el proponente persona natural, donde conste el valor del contrato a la fecha de terminación, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV); los bienes, obras o servicios ejecutados y los códigos de clasificación con los cuales se identifican.

Las personas jurídicas, con menos de tres (3) años de constituidas, podrán acreditar su experiencia con base en la de sus socios o accionistas, asociados o constituyentes. 

CUANDO QUEDAN EN FIRME LAS ACTUACIONES EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES?

De acuerdo con lo establecido en el numeral 6.3 del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 19 de 10 de enero de 2012, por el cual “se dictan normas para suprimir  o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración pública”, las actuaciones en el Registro Único de Proponentes (inscripción, actualización, renovación) quedan en firme pasados diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su publicación en el Registro Único Empresarial y Social (RUES), siempre y cuando no se haya interpuesto recurso alguno contra esta actuación.

QUÉ DEBEN CONTENER LOS ESTADOS FINANCIEROS?

Los estados financieros básicos generados por las normas de contabilidad generas en el Decreto 2649 de 1993 las cuales deben contener

  • Balance general
  • Estado de resultados
  • Estado de cambios en el patrimonio
  • Estado de cambios en la situación financiera
  • Estado de flujos de efectivo.
  • Notas de los estados financieros.

Para las personas naturales y microempresas solo requieren el balance, estado de resultados con sus respectivas notas o los balances iniciales dependiendo desde el inicio de la actividad. Deben venir certificadas por el contador o revisor fiscal.

QUÉ SON LAS CLASIFICACIONES O CÓDIGOS UNSPSC?

Son todos los bienes o servicios donde se relacionan las actividades para la codificación de acuerdo con el código estándar de las Naciones Unidas.

(Decreto 1082 de 2015) que sustituyó el Decreto 1510 de 2013.