Servicios Registrales

Guías prácticas para sus trámites

Sistema de Prevención de Fraudes Registrales - SIPREF-

LA CAMARA DE COMERCIO DE FACATATIVA

INFORMA

A LOS EMPRESARIOS PERSONAS NATURALES O JURIDICAS Y DEMAS ENTIDADES

 

TITULARES DE LOS REGISTROS PÚBLICOS

Que atendiendo lo dispuesto en la circular 005 de 2014, expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, se ha implementado en las Cámaras de Comercio el Sistema de Prevención de Fraudes Registrales – SIPREF, cuyo objetivo es prevenir y evitar actuaciones ilícitas provenientes de terceros sobre la información de los registros públicos, con la intención de defraudar a los empresarios, entidades sin ánimo de lucro y a la comunidad en general.

La implementación de SIPREF además de incrementar la seguridad y confiabilidad en la operación de los registros públicos, tiene las siguientes ventajas:

 Verificar de la identidad de las personas que realizan trámites directa o electrónicamente.

 Evitar fraudes con registros e inscripción que no han actualizado datos o no han efectuado su renovación en los últimos tres (3) años.

 No genera costo alguno para matriculados o inscritos.

 Utilizará un sistema de alertas tempranas desde el momento de la petición de registro.

Lo anterior permitirá a los titulares de la información registral adoptar las medidas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas. Así mismo, las cámaras de comercio podrán abstenerse de registrar los actos o documentos cuya procedencia no se puedan verificar con el titular. Las Cámaras de Comercio realizarán campañas pedagógicas sobre la forma de acceder al mecanismo y su procedimiento de forma trimestral con el fin de sensibilizar a los empresarios y demás personas jurídicas, sobre la importancia de contar con prácticas seguras que eviten fraudes en las operaciones de registro.

Es importante que los usuarios de los registros públicos actualicen oportunamente su información (correo electrónico) campo que es obligatorio diligenciarlo en el FORMULARIO DEL REGISTRO UNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL RUES y entiendan las implicaciones legales que puede tener suministrar información falsa al registro. SIPREF se implementa sin perjuicio del control de legalidad que ejercen las Cámaras de Comercio, respecto de los actos y documentos sujetos de registro.

Mutaciones (Cambio de Dirección, Actividad Comercial y Nombre del Establecimiento de Comercio)

Documentos:

Las Personas Naturales pueden hacer mutaciones en cuanto al cambio de nombre comercial, dirección comercial, dirección para notificaciones judiciales, modificación o ampliación de la actividad comercial por documento privado. Las Personas Jurídicas solo pueden hacer mutaciones por documento privado en el cambio de dirección comercial y de notificaciones judiciales siempre y cuando no cambien su domicilio principal.

  1. Deben presentar la carta de solicitud firmada por el respectivo comerciante o Representante Legal, ó diligenciar cada uno de los formatos (Solicitud Cambio de Nombre FOR-REP- 17; Solicitud Cambio ó Ampliación de Actividad Comercial FOR-REP-18; Solicitud cambio de Dirección FOR-REP- 19) con nota de presentación Personal ante la Cámara o reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario.
  2. Si se trata de una mutación en cuanto al nombre comercial deberá consultarse en el RUE.
  3. Evidencia Biométrica o SIPREF.
  4. Cancelar los respectivos derechos de inscripción en caja.
Matricula de Persona Natural y Establecimiento de Comercio

Documentos

  1. Formato Pre-RUT con la leyenda en trámite para la Cámara con nota de presentación Personal o con reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario o copia del RUT Certificado por la DIAN.
  2. (Solamente para transacciones RUE) Formulario Adicional de registro con otras entidades exigidos por cada cámara según el caso.
  3. Presentar la cédula de ciudadanía ante el funcionario de Registro que realiza el trámite, para dejar la evidencia Biométrica o SIPREF.
  4. Se cobra el concepto de matrícula Persona Natural y Establecimiento de Comercio, ingresando los datos de la Persona y el valor de los activos.

Importante: Verificar que la Persona a matricular no se encuentre ya inscrita en el Registro Único Empresarial y que el nombre del establecimiento no se encuentre ya inscrito en el RUE.

Renovación Persona Natural, Jurídica y Establecimiento de Comercio

Documentos:

  1. Se puede realizar la renovación por internet o de manera presencial.
  2. Si debe más de un año, se podrá presentar el formulario de renovación de años anteriores tanto para la matricula mercantil del comerciante como de su establecimiento.
  3. Si disminuyen los activos del año inmediatamente anterior deben anexar balance firmado por contador público o revisor Fiscal, declaración de renta o certificación emitida por contador público o revisor fiscal.
  4. Cobrar derechos de renovación de matrícula Persona Natural o Jurídica teniendo en cuenta los activos reportados y sobre los activos vinculados al establecimiento. (Cuando la matricula tiene varios establecimientos se debe tener en cuenta el activo de cada uno de los establecimientos, la sumatoria de los activos de los establecimientos de comercio no deben ser superiores a los del propietario Persona Natural o Jurídica.

 

Matricula por cambio de domicilio de Persona Natural

Documentos:

  1. Escritura Pública o documento privado (Sociedades ley 1014/06, EU ley 222/95, SAS LEY 1258/08) con nota de presentación personal ante la Cámara o reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario de los constituyentes.
  2. Formulario de matrícula Rue debidamente diligenciado.
  3. Cartas de aceptación de cargos a que haya lugar con la indicación del número de identificación del designado.
  4. (Solamente para transacciones Rue) Formulario Adicional de registro con otras entidades exigidos por cada cámara según el caso.
  5. Formato Pre-RUT con la leyenda en trámite para la Cámara con nota de presentación Personal o con reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario.
  6. Copia o constancia del pago del impuesto de registro. Cuando se aporten bienes inmuebles.
  7. Presentar la cédula de ciudadanía de los constituyentes ante el funcionario de Registro que realiza el trámite, para dejar evidencia Biométrica o SIPREF.
  8. Se cobra el concepto de constitución de sociedades comerciales, por el capital, el impuesto se liquida con cuantía. (Solo se cobra un derecho aun cuando existan nombramientos dentro de la escritura de constitución). Adicionalmente se cobra el concepto de matrícula Persona Jurídica.

Importante: Verificar que la razón social o denominación no se encuentren ya inscritas en el Registro Único Empresarial.

Apertura de Agencia

Documentos:

  1. Acta de apertura o documento privado.
  2. Formulario de matrícula Rues debidamente diligenciado.
  3. Certificado de Existencia y Representación Legal del Domicilio Principal.
  4. El nombramiento del administrador debe contener la aceptación del cargo o anexar Carta de aceptación, con indicación del número de su documento de identificación y fecha de expedición.
  5. Se cobra impuesto de registro.
  6. * Se cobra un derecho de inscripción por el concepto de apertura de agencia este genera impuesto de registro, * Se cobra matrícula de acuerdo a los activos relacionados en el formulario y la tarifa corresponderá según el caso si el propietario se encuentra matriculado fuera o dentro de la jurisdicción, * Si se nombra administrador se cobra un derecho de inscripción por el concepto de nombramiento de administrador este genera impuesto de registro.
Registro de la Apertura de una Sucursal de Sociedad Extranjera

Documentos:

  1. Copias auténticas del documento de fundación y estatutos de la sociedad extranjera.
  2. Copia auténtica de los documentos que acreditan la existencia de la sociedad extranjera, expedidos en el país de origen por el organismo con el correspondiente certificado de “Apostilla”, o autenticados ante los funcionarios competentes para ello en el respectivo país.
  3. Copia auténtica del documento o resolución proferido por la sociedad extranjera, en la cual se acordó el establecimiento de una sucursal en Colombia, el cual debe contener: Nombre de la sucursal; Antes de asignar el nombre verifique que no haya sido registrado anteriormente o que exista uno similar. (Ver consulta de nombre).
  4. Evidencia biométrica o SIPREF.
  5. Cancelar en caja los derechos de inscripción por el documento.Los negocios que se proponga desarrollar, indicando claramente las actividades;
  • El monto del capital asignado a la sucursal y el originado en otras fuentes, si las hubiere;
  • El lugar escogido como domicilio de la sucursal;
  • La duración de los negocios en el país y causales de terminación de los mismos;
  • Las facultades de los representantes legales o apoderados, o mandatarios y se entenderán facultados para realizar todos los actos comprendidos en el objeto social, y tendrán la personería judicial y extrajudicial de la sociedad para todos los efectos legales;
  • La designación del revisor fiscal, quien será Persona Natural con residencia permanente en Colombia.
  • La designación de los representantes legales o apoderados o mandatarios. Debe indicarse el nombre, apellidos e identificación, fechas de expedición de los representantes legales, revisores fiscales, según el caso. Ej. Si el cargo creado es gerente debe nombrarse gerente. Cuando las Personas designadas no suscriben la escritura pública o el documento privado debe anexarse una carta donde se indique el cargo aceptado, el número de identificación, fecha de expedición y país de origen si es pasaporte.
  • Si los documentos antes relacionados fueron extendidos en idioma distinto al castellano, deben protocolizarse la correspondiente traducción al español por un intérprete autorizado por el Ministerio de relaciones Exteriores. Así mismo, cada documento deben venir con el correspondiente certificado de “Apostilla”.
ESAL de Naturaleza Cooperativa, Fondos de Empleados, Asociaciones Mutuales

Documentos:

  1. Constituirse por Escritura Pública o Acta de constitución con nota de presentación Personal ante la Cámara o reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario del representante legal, presidente y Secretario de la reunión.
  2. El número mínimo de asociados constituyentes de acuerdo a la normatividad vigente.
  3. Estatutos aprobados con nota de presentación Personal ante la Cámara o reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario del presidente y Secretario de la reunión.
  4. Las Personas elegidas para los diferentes cargos deberán manifestar por escrito, la respectiva aceptación, con documento de identidad y fecha de expedición.
  5. Listado de los asociados con nombres completos, cedula de ciudadanía y domicilio principal.
  6. Formulario de matrícula Rues debidamente diligenciado.
  7. Formato Pre-RUT con la leyenda en trámite para la Cámara con nota de presentación Personal o con reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario o copia del RUT Certificado por la Dian.
  8. Formato de datos básico para ESAL. FOR-REP- 11
  9. Cancelar los derechos de inscripción en caja genere impuesto de registro.

Importante: Deben presentar los siguientes requisitos, según el caso: * Certificado Curso de Cooperativismo. * Constancia de haberse dado cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que regulan la entidad a constituir, firmada por el Representante Legal.

Reformas Estatutarias en Entidades Sin Ánimo De Lucro

Documentos:

  1. Las reformas estatutarias en las entidades sin ánimo de lucro se hacen por documento privado: Acta en la cual conste la debida reforma y que contenga los requisitos legales de acuerdo a la normatividad vigente.
  2. Anexar los estatutos con las reformas pertinentes firmados por presidente y secretario de la reunión, aprobación de los mismos.
  3. Evidencia biométrica o SIPREF

Pagar en caja los derechos de inscripción, genere impuesto de registro

Registro de Libros

Documentos:

Solicitar formato FOR-REP- 25 en el módulo de información CAE o Realizar una solicitud escrita por el Representante Legal, Revisor Fiscal o Comerciante interesado, en ella deberá incluir:

  1. Nombre del propietario de los libros
  2. Nombre de los libros
  3. Código de los libros
  4. Número total de hojas, indicando el número de la página inicial y la final
  5. NIT del comerciante
  6. Número de hojas útiles de que está compuesto cada libro, debidamente foliados con numeración consecutiva, cuando se trate de registro de hojas desprendibles de un libro determinado, igual debe foliarse indicando el número o cantidad de estas.
  7. Cada libro debe contener:
    * Cuando son libros empastados, deben traer un rotulo en la parte superior, indicando el
    nombre o razón social, número del NIT, nombre del libro y numeración consecutiva.
    * Cuando son hojas continuas, estas deben traer en la parte superior de cada libro, nombre o razón social, NIT, nombre del libro, código del libro y numeración consecutiva.
    * Cuando los libros son registrados por segunda vez o consecutivos debe indicarse, porque se
    están registrando nuevamente.
  8. Cancelar derechos de inscripción en caja..

Importante: En caso de pérdida de los libros con hojas en blanco, debe adjuntarse la respectiva denuncia.

Reformas Estatutarias en Empresas UniPersonales

Documentos:

  1. Presentar documento privado.
  2. Verificación en el SIPREF
  3. Cancelar los derechos de inscripción en caja se cobra un derecho de inscripción por concepto de reforma cobrando el impuesto de registro con o sin cuantía de acuerdo al tipo de reforma.
Certificados Especiales

Documentos:

  1. Dirigirse al módulo de caja, especificando la información que necesitan que se certifique.
  2. Cancelar en caja el respectivo valor
Nombramientos de Entidades Sin Ánimo de Lucro

Documentos:

Se deben inscribir en la Cámara de Comercio los nombramientos correspondientes a: Representantes Legales (Presidente, gerente, subgerente, suplentes, liquidadores etc.), órganos colegiados de administración (Juntas Directivas, consejos directivos, consejo de administración, comité ejecutivo, etc, órgano de control externo (Revisores fiscales y sus suplentes) órgano de control interno (fiscal, vicefiscal, suplente, junta de vigilancia comité de control social, etc.).

  1. Presentar copia del acta o copia autentica en la cual el órgano social competente realizó la designación, el acta debe traer los requisitos de acuerdo a la normatividad vigente.
  2. El acta debe venir con la aceptación de los cargos de las Personas que fueron elegidas o cartas de aceptación con la indicación del número de identificación del (s) designado (s) y fecha de expedición de cedula de ciudadanía.
  3. El acta debe venir firmada por presidente y secretario de la reunión.
  4. Evidencia Biométrica o SIPREF.
  5. Cancelar los derechos de inscripción en caja se cobra un derecho de inscripción por concepto de cada nombramiento cobrando el impuesto de registro.
Liquidación de Sociedad Comercial

Documentos:

Documentos:

Una vez inscrita copia auténtica de la escritura pública con destino a la Cámara de Comercio o acta o documento privado (Sociedades ley 1014/06 y EU ley 222/95, SAS LEY 1258/08), de disolución según el caso el liquidador debe proceder a su respectiva liquidación.

  1. Copia del acta o documento privado que contenga la cuenta final de liquidación.
  2. Traer una carta firmada por el representante legal solicitando la cancelación de la matrícula de la sociedad y del establecimiento de comercio, si lo tiene, o hacer presentación Personal del representante legal y diligenciar el formato Cancelación de Persona Jurídica FOR-REP- 24.
  3. Para poder liquidar y cancelar la sociedad, debe estar al día con el último año de renovación y libre de prendas y embargos.
  4. Evidencia Biométrica o SIPREF.
  5. Cancelar en caja los derechos de inscripción * Se cobra un derecho de inscripción por el concepto de liquidación. El impuesto de registro se liquida con cuantía cuando hay remanente a distribuir entre los socios y si es en cero se liquida sin cuantía.* Se cobra el concepto de cancelación Persona Jurídica.

Importante: * En caso que presenten una sola escritura para disolución y liquidación de sociedades esta debe traer el acta de disolución con nombramiento de liquidador protocolizadas. * Verificar si la Persona Jurídica es propietaria de establecimiento de comercio, para lo cual se debe solicitar la carta de cancelación de la matrícula del establecimiento y se cobra el concepto cancelación de establecimiento.

Liquidación de Entidades Sin Ánimo De Lucro

Documentos:

  1. Una vez inscrita el acta de disolución, el liquidador debe cumplir con lo siguiente: Elaborar los inventarios y el balance final de la entidad pagar el pasivo externo, el remanente del activo patrimonial se debe entregar a la entidad que haya escogido y aprobado la asamblea según lo previsto en los estatutos en el acta debe constar la aprobación.
  2. El acta de liquidación debe tener fecha posterior a la del acta de disolución o al vencimiento del término de duración de la entidad.
  3. El acta debe venir con todos los requisitos legales de acuerdo a las normas vigentes, la cual debe venir firmada por presidente y secretario de la reunión
  4. Evidencia Biométrica o SIPREF
  5. Cancelar en caja los derechos de inscripción. Se cobra un derecho de inscripción por el concepto de liquidación. El impuesto de registro se liquida con cuantía cuando hay remanente y si es en cero se liquida sin cuantía.
Registro de Libros Electrónicos

Pasos para realizar la inscripción

  • Ingrese  Aquí  y continúe los siguientes pasos.
  • Realice su registro y posteriormente acceda como Usuario Registrado
  • Seleccione el icono de Inscripción Actos y Documentos
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  • Seleccione en la transacción LIBROS DE COMERCIO
  • Seleccione una opción de la lista de acuerdo a su necesidad
  • Diligencie los datos o busque sus archivos de acuerdo a su necesidad.
  • Opción Continuar
  • El sistema mostrará información general del trámite (Conserve se número de recuperación)
  • Se muestra los componentes del trámite (Transacciones) y se da la opción si así lo desea el cliente de adicionar más libros electrónicos a abrir.
  • Revise la liquidación
  • Indique la información del representante legal. Esta información es de suma importancia dado que es quien firmará la solicitud en forma electrónica.
  • Continúe con el proceso y anexe los soportes que el sistema le indica.
  • Anexe tantos soportes como estime conveniente. El sistema le permitirá adicionar más anexos, revisar los cargados o eliminar los que no requiera. Recuerde que, salvo se indique lo contrario, tanto la solicitud de apertura del libro electrónico, como la certificación del revisor fiscal donde se aclara la anulación de las hojas en blanco del libro físico, deberán venir firmadas digitalmente (con una firma digital expedida por una entidad de certificación abierta debidamente autorizada en el territorio Colombiano), la primera por el Representante legal y la segunda por el Revisor Fiscal.
  • El sistema habilitará los medios permitidos para que el trámite pueda continuar. SI usted desea asesoría por parte de la CC, podrá solicitarla
  • También podrá seleccionar la forma de pago. Si el trámite lo desea pagar y presentar en forma virtual, deberá primero firmarlo electrónicamente.
  • Si desea pagar electrónicamente, el sistema lo llevará a la plataforma de pago electrónico que tenga activada la Cámara de Comercio.
  • Al terminar el proceso de pago electrónico, el sistema radicará el trámite y le mostrará los soportes correspondientes. Igualmente, estos serán enviados a su correo electrónico.
  • Finalmente, el trámite ha quedado radicado, el proceso de estudio dará inicio en la Cámara de Comercio. Igualmente, a su correo le llegarán los soportes pertinentes.

 

Cancelación de Persona Natural y Establecimiento de Comercio

Documentos:

  1. Carta o formato dirigida a la Cámara de Comercio o diligenciar el formato FOR-REP- 20 / FOR-REP-23, solicitando la cancelación de la matrícula de la Persona Natural y/o establecimiento de comercio y realizar la presentación Personal, en caso que el propietario no pueda hacer presentación Personal deberá adjuntar un poder autenticado en notaria.
  2. Presentar la cédula de ciudadanía ante el funcionario de Registro que realiza el trámite, para dejar evidencia Biométrica o SIPREF.
  3. Se cobra el concepto de cancelación de matrícula Persona Natural y/o Establecimiento de comercio según corresponda.

Importante: La matrícula mercantil debe encontrarse renovada al año vigente, a menos de que se encuentre en el primer trimestre del año caso en el cual debe estar renovada al año inmediatamente anterior, libre de embargo y medidas cautelares.

Matricula por cambio de domicilio de Persona Natural:

Documentos:

  1. Verificación a nivel nacional de la cancelación por traslado de domicilio en el sistema
  2. Comprar y diligenciar el formulario de matrícula RUE.
  3. Certificado de Existencia en el cual conste la inscripción del cambio de domicilio.
  4. Fotocopia del RUT
  5. Evidencia Biométrica o SIPREF
Apertura de Sucursal

Documentos:

  1. Acta de apertura o documento privado
  2. Formulario de matrícula Rue debidamente diligenciado.
  3. Certificado de Existencia y Representación Legal del Domicilio Principal.
  4. Copia autentica o autenticada de la escritura pública de constitución o documento privado.
  5. Copia autentica o autenticada de las escrituras públicas ó documentos privados ó actas de las reformas de la sociedad.
  6. Copia o constancia del pago del impuesto de registro para el documento de constitución, de cada una de las reformas y de la apertura de la sucursal.
  7. Acta o documento privado de nombramiento de representante legal de la sucursal con nota de presentación Personal ante la Cámara o reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario
  8. Carta de aceptación del gerente de la sucursal, con indicación del número de su documento de identificación.
  9. *Se cobra un derecho de inscripción por el concepto de apertura de sucursal este genera impuesto de registro. * Se cobra matrícula de acuerdo a los activos relacionados en el formulario y la tarifa corresponderá según el caso si el propietario se encuentra matriculado fuera o dentro de la jurisdicción. * Cobrar un derecho de inscripción por concepto de nombramiento de administrador este genera impuesto de registro sin cuantía. * Se cobra un derecho de inscripción por el documento de constitución y por cada una de las reformas y se debe acreditar el pago del impuesto de registro..

Importante: En caso que adjunto al documento de apertura se presente para inscripción un poder (sujeto a registro), debe liquidarse un derecho de inscripción y acreditar el pago del impuesto de registro sin cuantía.

Para sucursales de sociedades extranjeras:

  • Escritura o documento privado (estatutos)
  • Carta de aceptación del gerente de la sucursal
  • Cadena de autenticaciones (apostille, consulado, etc.)
  • Acta de la sociedad extranjera donde se apruebe la apertura de la sucursal
  • Estatutos de la sociedad matriz

Para sociedades extranjeras solo se requiere la escritura pública.

Embargos y Desembargos

Documentos:

Por lo general se inscriben embargos y desembargos que afecten los siguientes bienes sujetos a registro mercantil: Establecimientos de comercio, cuotas sociales, derechos o partes de interés en una sociedad, el interés social del socio gestor en una sociedad en comandita.

  1. Radicar el original o copia autentica del oficio que decretó el embargo o desembargo.
  2. El oficio debe ser dirigido a la Cámara de Comercio y debe contener la siguiente información: Los datos de los demandantes y demandados (nombres, apellidos o razón social completa), si es posible, número de matrícula y demás datos necesarios para identificación plena de la sociedad afectada o establecimiento de comercio.
  3. Ingresar el oficio por caja (La inscripción de órdenes judiciales o administrativas no genera cobro alguno).
Registro de Entidades Sin Ánimo De Lucro

Documentos:

  1. Constituirse por Escritura Pública o Acta de constitución con nota de presentación Personal ante la Cámara o reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario del representante legal, presidente y Secretario de la reunión.
  2. Estatutos aprobados con nota de presentación Personal ante la Cámara o reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario del presidente y Secretario de la reunión. (Los Estatutos deben contener como mínimo lo Preceptuado por el Art. 40 Decreto 2150 de 1995).
  3. Las Personas elegidas para los diferentes cargos deberán manifestar por escrito, la respectiva aceptación, con documento de identidad y fecha de expedición.
  4. Listado completo de los asociados, con nombres completos, cedula de ciudadanía y domicilio principal.
  5. Formato Pre-RUT con la leyenda en trámite para la Cámara con nota de presentación Personal o con reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario o copia del RUT Certificado por la Dian.
  6. Formato de datos básicos para ESAL.FOR-REP- 11
  7. Formulario de matrícula Rues debidamente diligenciado
  8. Presentar la cédula de ciudadanía ante el funcionario de Registro que realiza el trámite, para dejar evidencia del sistema biométrico o SIPREF, de los nombramientos, representante legal, presidente y secretario Adoc.
  9. Cancelar los derechos de inscripción en caja genere impuestos de registro.
Constitución de Empresas Asociativas de Trabajo

Documentos:

  1. Se constituye por acta de constitución que se denomina “Acta de Asamblea de Constitución" debe estar firmada por todos los asociados fundadores con reconocimiento ante juez o notario o presentación Personal ante la Cámara de Comercio, Junto con los estatutos.
  2. El número de asociados debe ser no inferior a tres (3), ni superior a diez (10) cuando se trate de producción de bienes y máximo veinte (20) cuando se trate de servicios.
  3. La razón social debe acompañarse de la denominación EMPRESA ASOCIATIVA DE TRABAJO o E.A.T.
  4. Los aportes pueden ser de cuatro clases: Laborales, laborales adicionales, en dinero en activos.
  5. El acta de constitución debe contener los nombramientos de los órganos de administración y la aceptación de los cargos. También debe venir firmada de las Personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión con reconocimiento ante juez o notario.
  6. Formulario de matrícula Rue debidamente diligenciado.
  7. Formato RUT con la leyenda en trámite para la Cámara con nota de presentación Personal o con reconocimiento de firma y contenido ante juez o notario.
  8. Cancelar los derechos de matrícula en caja.
  9. Se cobra un derecho de inscripción.
  10. Genera pago impuesto de registro.
Contrato de Compraventa

Documentos:

  1. En información se le entregara una guía de contrato de compraventa FOR-REP- 22, el contrato debe venir con reconocimiento ante juez o notario y con firmas auténticas de vendedor y de comprador.
  2. Sí la Persona que vende desea cancelar su matrícula mercantil como Persona Natural, debe diligenciar el formato FOR-REP- 20 o traer una carta solicitando la cancelación de la matrícula de la Persona Natural.
  3. Formulario de matrícula del comprador en caso que éste no se encuentre inscrito en el Registro Único Empresarial.
  4. Formato Pre-RUT debidamente diligenciado en caso que el comprador se esté matriculando o no tenga NIT, o copia del certificado del RUT.
  5. * Se cobra un derecho de inscripción por el concepto de cambios de propiedad (con los datos del contrato, impuesto con cuantía, se carga a la matricula del establecimiento). * Se cobra un derecho de inscripción por el concepto cancelación de matrícula mercantil para el vendedor, si es el caso. * Se cobran los derechos de matrícula del comprador si corresponde.

Importante: * Verificar que el comprador no esté inscrito en el Registro Único Empresarial. * Cuando el vendedor esté cancelando su matrícula, debe encontrarse renovada al año vigente, a menos de que se encuentre en el primer trimestre del año caso en el cual debe estar renovada al año inmediatamente anterior.* En caso de presentarse una sucesión con compraventa, deberá adjuntarse la copia auténtica de la escritura pública de sucesión en la cual se adjudica dicho establecimiento, en este caso se deberá cobrar adicionalmente un derecho de inscripción por la adjudicación. * En caso de ser inferiores los activos vinculados al establecimiento se deberá adjuntar el balance firmado por contador.

Reformas Estatutarias en Sociedades Comerciales

Documentos:

Solicitar formato FOR-REP- 25 en el módulo de información CAE o Realizar una solicitud escrita por el Representante Legal, Revisor Fiscal o Comerciante interesado, en ella deberá incluir:

  1. Copia auténtica de la escritura pública acta ó documento privado. (Sociedades ley 1014/2006 y EU ley 222/95, SAS LEY 1258/08).
  2. Evidencia Biométrica o SIPREF
  3. Cancelar los derechos de inscripción en caja se cobra un derecho de inscripción por concepto de reforma cobrando el impuesto de registro con o sin cuantía de acuerdo al tipo de reforma.
  4. Las sociedades sometidas al control de la Superintendencia de sociedades y las que estén en proceso de reestructuración empresarial deben traer la debida autorización.
Estatutarias en Empresas Asociativas de Trabajo

Documentos:

  1. Presentar el acta de la junta de asociados en la que consta la debida, reforma firmada por presidente y secretario de la reunión. Cuando se trate de ingreso de nuevos asociados deben firmar el acta, especificar como quedan los aportes de la E.A.T.
  2. Verificación Biométrica o en el SIPREF.
  3. Cancelar los derechos de inscripción en caja se cobra un derecho de inscripción por concepto de reforma cobrando el impuesto de registro con o sin cuantía de acuerdo al tipo de reforma.
Depósito de Estados Financieros

Documentos:

  1. A fin de cada ejercicio y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros.
  2. Presentar los estados financieros debidamente certificados por el Revisor Fiscal y el Representante Legal de la sociedad, junto con sus notas y el dictamen correspondiente de acuerdo a la normatividad vigente.
  3. Lo estados financieros se deben depositar en la Cámara de Comercio dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados.
  4. Cancelar en caja los respectivos derechos por concepto del depósito de estados financieros.
  5. Cuando los estados financieros se depositen en la Superintendencia de Sociedades, no tendrán que ser depositados en las cámaras de comercio. La Superintendencia de Sociedades asegurará los mecanismos necesarios para garantizar el acceso a la información que no tenga carácter reservado. La Cámara de Comercio deberá conservar, por cualquier medio, los documentos mencionados en este artículo por el término de cinco años”. (Art. 150 Decreto 19 de 2012.)
Nombramientos de Sociedades Comerciales

Documentos:

Se deben inscribir en la Cámara de Comercio los nombramientos correspondientes a: Representantes Legales (Presidente, gerente, suplentes, subgerentes, liquidadores, etc. Revisores fiscales y sus suplentes).

  1. Presentar copia del acta o copia autentica en la cual el órgano social competente realizó la designación, el acta debe traer los requisitos de acuerdo a la normatividad vigente.
  2. El acta debe venir con la aceptación de los cargos de las Personas que fueron elegidas o cartas de aceptación con la indicación del número de identificación del (s) designado (s) y fecha de expedición de cedula de ciudanía.
  3. El acta debe venir firmada por presidente y secretario de la reunión.
  4. Evidencia Biométrica o SIPREF.
  5. Cancelar los derechos de inscripción en caja se cobra un derecho de inscripción por concepto de cada nombramiento cobrando el impuesto de registro
Disolución de Sociedad Comercial

Documentos:

Documentos:

Una sociedad podrá disolverse entre otras por las siguientes causales: – Por vencimiento del término de duración de la sociedad. Por decisión de los socios, antes de vencerse el término de duración.

  1. Cuando es por vencimiento del término de duración, la disolución de la sociedad rige entre los asociados y respecto de terceros a partir de la fecha de expiración del término de su vigencia, no se requiere escritura pública y la cámara certificará que la sociedad se halla disuelta y en estado de liquidación. Pero si deben allegar el acta de nombramiento de liquidador.
  2. Cuando es por decisión de los socios, antes de vencerse el termino de duración se debe elevar a escritura pública el acta de la junta de socios en la que se toma la decisión de disolver la sociedad y se designa la Persona que actuará como liquidador o acta en caso de haberse constituido por documento privado (Ley 1014/2006), la cual debe ser presentada por presidente y secretario de la reunión.
  3. Copia auténtica de la escritura pública con destino a la Cámara de Comercio o acta o documento privado (Sociedades ley 1014/06 y EU ley 222/95, SAS LEY 1258/08),
  4. Carta de aceptación del liquidador en caso de ser nombrado, con indicación del número de su documento de identificación.
  5. Evidencia Biométrica o SIPREF.
  6. Cancelar los derechos de inscripción en caja * se cobra un derecho de inscripción por el concepto de disolución este genera impuesto de registro sin cuantía. * Si en el documento se nombra el liquidador, se cobra dicho nombramiento con su respectivo impuesto sin cuantía.
Disolución y Liquidación de Empresa UniPersonal

Documentos:

  1. Una empresa uniPersonal podrá disolverse y liquidarse entre otras por las siguientes causales: – Por decisión del empresario antes de vencerse el término de duración, por disminución del capital en un 50%
  2. Presentar un acta de disolución y liquidación por el empresario o representante legal, donde conste el motivo por el cual se realiza la disolución y liquidación y el remanente de la empresa; o diligenciar el formato Disolución y liquidación Empresas FOR-REP- 26
  3. Traer una carta firmada con nota de presentación Personal ante la Cámara. Por el representante legal o empresario solicitando la cancelación de la matrícula de la empresa y del establecimiento de comercio si lo tiene, o diligenciar el formato Cancelación de Persona Jurídica FOR-REP- 24.
  4. Para poder liquidar y cancelar la empresa, debe estar al día con el último año de renovación y libre de prendas y embargos
  5. Evidencia Biométrica o SIPREF.
  6. Cancelar en caja los derechos de inscripción, * Se cobra un derecho de inscripción por el concepto de liquidación. El impuesto de registro se liquida con cuantía cuando hay remanente y si es en cero se liquida sin cuantía.* Se cobra el concepto de cancelación Persona Jurídica.

Importante: * Verificar si la Persona Jurídica es propietaria de establecimiento de comercio, para lo cual se debe solicitar la carta de cancelación de la matrícula del establecimiento y se cobra el concepto cancelación de establecimiento.

Inscripción, Renovación, Actualización, Cancelación y Cambio de Domicilio del Registro Único De Proponentes

Documentos:

El Registro Único de Proponentes contiene la información de quienes aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales, mediante la calificación y clasificación que cada interesado realiza al momento de su inscripción. Renovación, actualización, cancelación y cambio de domicilio, aportando la documentación que se exige y que es objeto de verificación documental por parte de la cámara de comercio. La renovación se hará hasta el quinto día hábil del mes de abril; de lo contrario cesaran los efectos de la inscripción.

1- Para inscribir, renovar, actualizar cancelar y cambio de domicilio del RUP, se lleva acabo el trámite por el sistema SII.
2- Diligenciar el formulario correctamente junto con sus respectivos anexos indicando si es inscripción, renovación o actualización no debe presentar ningún tachón ni enmendadura.
3- El formulario físico debe venir firmado y foliado.
4- Documentos para soportar la capacidad Jurídica: (deben presentar en original o copia autenticada tomada de ese original)
*Copia del RUT expedido por la DIAN.
* Copia del documento de identidad (Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería Pasaporte, etc.) según sea el caso.
*Copia de la tarjeta profesional del Revisor Fiscal o Contador Público que firma los estados financieros y demás certificaciones.
* Certificación de la Junta Central de Contadores, con fecha de expedición inferior a tres meses, donde conste la validez de la tarjeta profesional del Revisor Fiscal o Contador Público.
*Certificación del cumplimiento artículo 50 Ley 789 de 2002 (parafiscales).
*La copia de la cédula de ciudadanía para las Personas Naturales no inscritas en el registro mercantil.
* Certificado de Existencia y Representación Legal de Personas Jurídicas no inscritas ante las Cámaras de Comercio
5- Documentos para soportar la experiencia probable:
*Certificación de la entidad contratante donde conste el monto del contrato ejecutado de mayor cuantía, sea para la Persona Natural, para el socio o para la Persona Jurídica
*Certificación de entidad contratante donde conste el año del contrato más antiguo ejecutado por el proponente (cuando se disponga de la misma) (actividad deproveeduría)
*Copia del contrato de proveeduría aportado por el proponente acompañado de una declaración firmada por el interesado (formulada bajo la gravedad del juramento) donde conste la fecha del mismo.
*Certificaciones para las Personas Jurídicas constructores y proveedores con existencia inferior a 24 meses.
*Certificaciones de las Personas Jurídicas no inscritas en el registro mercantil ni en el registro de ESAL. (Los requisitos en cuanto a la información completa y unificada debe contener el certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente)
* Copia del acta de grado para Personas Naturales que se vayan a inscribir como constructor y/o consultor. Cuando el consultor vaya a adicionar años para consultoría deberá anexar certificación de la editorial por la publicación de un libro especializado
* Certificación del instituto de educación superior en el cual conste el tiempo de docencia o investigación
*Certificación del instituto de educación superior en el cual conste cada postgrado o estudio de especialización
*Certificación de entidad otorgante de premios en concursos arquitectónicos y distinciones profesionales o internacionales
*Certificaciones para las Personas Jurídicas consultores con existencia inferior a 60 meses
Importante: Para verificar la experiencia probable de las Personas Naturales, las cámaras de comercio utilizarán la fecha de grado que figure en el acta de grado o en título profesional, para lo cual se utilizará la copia auténtica del acta de grado o del título profesional que se adjunta con el formulario, expedido por las instituciones Técnicas Profesionales, las instituciones Tecnológicas, las Instituciones Universitarias o Escuelas Tecnológicas y las Universidades, quienes en cumplimiento de la ley,confieren en el nivel de pregrado los títulos de Técnico Profesional, Tecnólogo y Profesional. Cuando una norma especial exija que para el efecto de la contabilización de la experiencia la expedición de tarjeta o matricula profesional, para estos casos se tendrá en cuenta la fecha de expedición de la tarjeta o matricula profesional.
6- Documentos para soportar la capacidad técnica:
*Certificación de Persona Natural o Jurídica suscrita por el representante legal -Personal vinculado (constructor)
*Certificación de Persona Natural o Jurídica suscrita por el representante legal-Personal vinculado (consultor)
*Para proveedor cuando el proponente informe su capacidad técnica en términos denúmeros de Personas vinculadas, deberá presentarse certificación de Persona Naturalo Jurídica suscrita por el representante legal- Personal vinculado estrictamente para la actividad de (proveedor).
7- Documentos para soportar la capacidad financiera:
* Balance general (estos documentos deben venir firmados por el revisor fiscal o contador y el representante legal o Persona Natural, además deben contener los 5 rubros del formulario y la fecha de corte de la información financiera completa. Además de incluir generalidades como indicar las cifras en pesos, presentar originales o copias auténticas, firmado por la inscrita Persona Natural o representante legal y contador o revisor fiscal, según el caso).
8- En el caso que se presente los documentos para soportar las clasificaciones:
Para clasificarse en una actividad y especialidad, el solicitante deberá anexar para cada una de ellas (actividad-especialidad) uno de los siguientes documentos:
*Certificación expedida por la entidad contratante (sea Persona Natural o Jurídica) donde conste: Nombre de la entidad o Persona contratante, fecha de la certificación, el objeto del contrato, el código de la actividad y la especialidad y el nombre del contratista.
*Certificación laboral expedida por la respectiva entidad pública o por el particular, Persona Natural o Jurídica en la que conste el cargo, las funciones, tiempo de servicio y la actividad y especialidad que le corresponda.
*Copia del acta de liquidación por mutuo acuerdo o del acto administrativo de liquidación unilateral del contrato o acta de recibo final a satisfacción del bien, servicio y obra, según sea el caso, o documento equivalente, suscrito por el particular contratante, sea Persona Natural o Jurídica. En el documento deberá constar, como mínimo, el objeto contractual; y se deberá acompañar de declaración escrita de quien se inscribe *de su representante legal, en la que se señale la actividad y especialidad que le corresponde.
*Copia de la licencia de construcción y/o urbanismo a nombre de quien se inscribe, o en la que se señala como constructor y/o urbanizador, acompañada de la respectiva declaración escrita, en la que se consigne la actividad y la especialidad que le corresponde.
* Copia del contrato ejecutado, cuando este no haya sido liquidado, junto con la declaración escrita de quien se inscribe, en la que se consigne su actividad y especialidad, así como la afirmación de su ejecución.
*Los interesados en inscribirse en alguna actividad/especialidad para la que no cuenten con ninguno de los documentos señalados, podrán clasificarse en ella, siempre y cuando sea afín con su profesión, actividad comercial, oficio y objeto social. Para estos efectos, deberán presentar una declaración escrita en la que señale la actividad y la especialidad que le corresponde.
*En caso que se presenten documentos a nombre de consorcios y/o uniones temporales para acreditar la inscripción de sus integrantes deberá anexarse documentos de conformación del consorcio y/o unión temporal, y declaración escrita del interesado indicando actividades y especialidad que le corresponde. Cuando en un trámite de actualización / renovación se incluyan nuevas clasificaciones, recuerde que solo requiere anexar los documentos soporte de estas.
*Certificación, documento(s) soporte y/o declaración para la actividad–especialidad.
9- Evidencia Biométrica o SIPREF
10- Cancelar en caja los derechos de inscripción, actualización y renovación o traslado domicilio.
Importante: La responsabilidad plena de los documentos que se anexen o dejen de anexar será siempre del proponente. De acuerdo con los datos diligenciados en la solicitud de inscripción, se debe adjuntar físicamente (inscripción/ actualización/renovación), por lo menos los siguientes documentos:
* En el caso de actualización solo anexar los documentos soporte de la información que va a cambiar, el documento de la ley 789, sobre parafiscales y certificación vigente de la junta central de contadores.
* En el caso de la renovación, diligenciar el documento completo, y solo en el caso de cambiar alguna información adjuntar los documentos soportes, conjunto con la ley 789 y todos los documentos que se hayan vencido.

Preguntas Frecuentes
  1. ¿QUIEN ES UN COMERCIANTE?

Son comerciantes las personas naturales o jurídicas que ejercen de manera habitual y profesional alguna de las actividades que la ley considera como mercantiles.

  1. ¿QUÉ PERSONAS SON LEGALMENTE CAPACES PARA EJERCER EL COMERCIO?

Todas las personas naturales y jurídicas que tengan capacidad para contratar y obligarse. Son personas naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición. Los menores adultos (varones y mujeres entre 14 y 18 años de edad) pueden, con autorización de sus representantes legales, ocuparse en actividades mercantiles en nombre o por cuenta de otras personas y bajo la dirección y responsabilidad de éstas.

  1. ¿QUÉ HECHOS HACEN PRESUMIR EL EJERCICIO DE COMERCIO?

Se presume que una persona ejerce el comercio:

  • Cuando se halle inscrito en el registro mercantil.
  • Cuando tenga establecimiento de comercio abierto
  • Cuando se enuncie al público como comerciante por cualquier medio.
  1. ¿QUIÉNES SON INHÁBILES PARA EJERCER EL COMERCIO?

Son inhábiles para ejercer el comercio:

  • Los funcionarios de entidades oficiales y semioficiales respecto de actividades mercantiles relacionadas con sus funciones.
  • Las personas a quienes por ley o sentencia judicial se prohiba el ejercicio de actividades mercantiles.
  1. ¿QUÉ REGISTROS LLEVAN LAS CÁMARAS DE COMERCIO?

Las Cámaras de Comercio, por expresa disposición legal, son las encargadas de llevar el registro mercantil, el registro de entidades sin ánimo de lucro, el registro de proponentes, el registro nacional de turismo, el registro de operadores de libranza.

  1. ¿CUÁLES ACTOS Y OPERACIONES SON CONSIDERADOS COMO MERCANTILES?

El Código de Comercio menciona como actos y operaciones mercantiles los siguientes (artículo 20):

Son mercantiles para todos los efectos legales:

  1. La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos;
  2. La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos;
  3. El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los prestamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés;
  4. La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos;
  5. La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones;
  6. El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos;
  7. Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos;
  8. El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras;
  9. La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje;
  10. Las empresas de seguros y la actividad aseguradora;
  11. Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados;
  12. Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes;
  13. Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes;
  14. Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios;
  15. Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u ornamentaciones;
  16. Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza;
  17. Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes;
  18. Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios, y
  19. Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil”.
  20. Este listado no es taxativo, por lo tanto, se pueden considerar actos como mercantiles, aunque no se encuentren dentro del listado anterior.
  1. ¿CUÁLES ACTOS Y OPERACIONES NO SON MERCANTILES?

No son mercantiles, por ejemplo:

  • La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del adquirente, y la adquisición de los mismos o de los sobrantes.
  • La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de éstas por su autor.
  • Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio público.
  • Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los agricultores o ganaderos, siempre y cuando no constituya por sí misma una empresa.
  • La prestación de servicios inherentes a profesiones liberales.
  • En todo caso, si el acto fuere mercantil para una sola de las partes, se regirá por la ley comercial.
  1. ¿QUÉ SON PROFESIONES LIBERALES?

Profesiones liberales son aquellas actividades en las cuales predomina el ejercicio del intelecto, que han sido reconocidas por el Estado y para cuyo ejercicio se requiere la habilitación a través de un título académico.

En consecuencia, quien tenga como actividad exclusivamente la prestación de servicios inherentes a una profesión liberal (ingeniero, abogado, arquitecto, médico, etc.) no estará obligado a matricularse como comerciante.

  1. ¿QUÉ ES UNA EMPRESA?

Es toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios, así la define el artículo 25 del Código de Comercio.

  • La empresa puede ejecutar actividades de naturaleza:
  • Industrial o productiva
  • Comercial
  • Prestación de servicios
  1. ¿QUIÉN ES UN EMPRESARIO?

Es quien se dedica a una actividad económica organizada para la producción, transformación, comercialización, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios, actividad que puede realizar a través de uno o más establecimientos de comercio.

La ley comercial aplica el concepto de empresario a quien se dedica en forma habitual y profesional a la actividad de la industria, al comercio o a la prestación de servicios, mediante la realización de los denominados actos de comercio o actos mercantiles.

  1. ¿QUÉ ES UN ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO?

Es un conjunto de bienes organizados por empresario para realizar los fines de la empresa, Es un bien mercantil que le permite al comerciante o empresario el desarrollo de actividades comerciales, industriales o prestación de servicios.